Over de functie

ft 32198

Je helpt de gemeente bij het opschonen, ordenen en beter beheren van oude documenten en data. Je begeleidt afdelingen en medewerkers bij het werken volgens een vaste aanpak, zodat informatie sneller vindbaar, beter bruikbaar en toekomstbestendig wordt opgeslagen. Je zet een projectmatige werkwijze neer en bewaakt de voortgang, planning en resultaten. Daarbij adviseer je over structuur, retentietermijnen en metadata en ondersteun je collega’s bij het maken van de juiste keuzes in hun informatiebeheer.

Wat ga je doen

• Je formuleert een standaard schoningsaanpak voor oude(re) informatie.
• Je geeft dagelijkse projectleiding en projectverantwoording, inclusief planning, sturing en rapportage.
• Je voert de schoningsaanpak afdelingsgewijs uit.
• Je inventariseert en analyseert de huidige document- en dataopslag.
• Je identificeert exoten in de dataopslag.
• Je vertaalt de opslag van huidige documenten naar de nieuwe documentopslag en -structuur.
• Je ordent en plaatst documenten in een logische structuur.
• Je adviseert over structuur, retentietermijnen en metadata.
• Je begeleidt medewerkers en geeft uitleg over de werkwijze.
• Je coacht medewerkers bij het bepalen welke informatie en bestanden worden meegenomen, verwijderd, gearchiveerd of verplaatst.
• Je monitort en legt de toepassing van de aanpak vast en signaleert beheersrisico’s en verbeterpunten.

Eisen

• Je stelt een plan van aanpak op hoofdlijnen op waarin je laat zien hoe je de opdracht realiseert.
• Je bent in staat om de benodigde medewerkers, zowel in capaciteit als in expertise, te leveren om de opdracht af te ronden met de gewenste resultaten.
• Je hebt minimaal 3 soortgelijke opdrachten in de afgelopen 5 jaar uitgevoerd die aantoonbaar vergelijkbaar zijn met deze opdracht.
• Je kunt in het plan van aanpak duidelijk maken welke medewerkers je inzet en welke voorwaarden daarbij horen.
• Je kunt in je cv’s en toelichting duidelijk aangeven dat je aan de criteria en competenties voldoet.
• Je hebt aantoonbare ervaring met het uitvoeren van documentanalyse en documentbeoordeling.
• Je hebt aantoonbare ervaring met het structureren en ordenen van informatie.
• Je hebt kennis van gemeentelijke werkprocessen en relevante wet- en regelgeving, waaronder informatiebeheer, privacywetgeving en retentietermijnen.
• Je hebt kennis van gemeentelijke documentomgevingen, zoals Teams, zaak- en processystemen en Document Managementsystemen.

Wensen

• Je levert een voorstel voor een bewezen schoningsaanpak en grove planning aan.
• Je laat zien dat je ervaring hebt met dagelijkse projectleiding.
• Je onderbouwt duidelijk hoe je draagvlak creëert bij afdelingen en medewerkers.
• Je maakt inzichtelijk hoeveel en welke type professionals je inzet en wat hun eerste ureninschatting is.
• Je beschrijft duidelijk de kansen, risico’s en randvoorwaarden die je ziet om de resultaten wel of niet te realiseren.
• Je laat zien hoe je voortgang en resultaten borgt, zowel tijdens de opdracht als bij afronding.
• Je licht relevante referentieprojecten toe met de beginsituatie, eindsituatie en jouw bijdrage of meerwaarde.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met soortgelijke opdrachten binnen een overheidsorganisatie.
• Je hebt aantoonbare werkervaring op basis van 4 of meer soortgelijke opdrachten.

Competenties

• Je bent sterk in projectmanagement.
• Je weet draagvlak te creëren.
• Je werkt proactief.
• Je bent communicatief vaardig.

Voordelen voor ZZP-ers om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Als je via All About Work aan het werk gaat is dit voordelig, want wij hanteren een snelle uitbetaling van je factuur, namelijk binnen 16 dagen.
• Jij bepaalt je zzp uurtarief (wij moeten wel rekening houden met wat we maximaal mogen hanteren van de opdrachtgever). (LET OP: Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW)

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

ft 32198

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Snelle uitbetaling binnen 16 dagen.