Over de functie

mag 260813-HKO-006

Je gaat aan de slag als documentalist binnen het project Circulaire Werf Duivelseiland. In deze rol zorg je ervoor dat het digitale projectarchief actueel, toegankelijk en zorgvuldig ingericht is volgens de geldende richtlijnen. Je werkt in een compact projectteam aan een bijzonder infrastructureel project met grote belangen op het gebied van circulair werken en brugvernieuwing. Je levert een directe bijdrage aan de kwaliteit van documentbeheer, archivering en informatievoorziening binnen het project. Daarbij combineer je inhoudelijke kennis van informatiebeheer met een praktische en zelfstandige aanpak.

Wat ga je doen

• Je beheert de archivering in het document managementsysteem tijdens activiteiten zoals registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten en informatie.
• Je zorgt voor een actueel ordeningsplan, waardeert dossiers, autoriseert medewerkers en organiseert training en opleiding voor projectmedewerkers.
• Je stelt de autorisatiematrix op en houdt deze actueel.
• Je verleent en trekt autorisaties in en maakt rechtengroepen met unieke rechten aan.
• Je maakt relevante standaardweergaven en standaard zoekvragen in het document managementsysteem, afgestemd op de behoefte van medewerkers.
• Je instrueert nieuwe en bestaande projectmedewerkers zodat zij hun taken rondom documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren.
• Je voegt nieuwe (sub)dossiers toe, ordent, waardeert, selecteert en muteert deze binnen de ordeningsstructuur.
• Je houdt alle documenten die horen bij het beheren van het projectarchief actueel.
• Je verplaatst documenten en/of (sub)dossiers waar nodig.
• Je ziet toe op de juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten conform de geldende kaders en zorgt dat de juiste informatie tijdig bij de juiste persoon terechtkomt.
• Je meldt storingen aan Lokaal Functioneel Beheer en inventariseert verbetervoorstellen voor applicaties in de vorm van functionele wensen.
• Je richt werkomgevingen en datarooms in, migreert documenten inhoudelijk en vult metadata aan of werkt deze bij.
• Je managet documenten en informatiestromen en coördineert het reviewproces van door de aannemer opgeleverde producten in samenwerking met contractmanagement en de IPM-rolhouders.

Over jou

• Je hebt een dienstverlenende en klantgerichte instelling.
• Je werkt nauwkeurig en hebt een hands-on mentaliteit.
• Je bent analytisch sterk en legt makkelijk verbanden.
• Je bent omgevingsbewust en weet wat er binnen de organisatie speelt.
• Je plant en organiseert je werk zelfstandig en haalt deadlines zonder stress.
• Je neemt initiatief, werkt proactief en zoekt collega’s op wanneer dat nodig is.
• Je communiceert mondeling en schriftelijk sterk en kunt rapportages en hulpmiddelen opstellen.
• Je beschikt over didactische vaardigheden voor het instrueren en begeleiden van gebruikers.
• Je luistert goed en kunt de vraag achter de vraag achterhalen.
• Je bent gericht op zelfontwikkeling en past nieuwe inzichten direct toe in je werk.

Eisen

• Je hebt minimaal hbo denk- en werkniveau met een afgeronde mbo-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding.
• Je bent bereid om dinsdag en/of woensdag op locatie te werken, ook als de locatie lastig bereikbaar is met het openbaar vervoer. De belangrijkste locatie is op dit moment RWS kantoor Westraven en in de toekomst mogelijk een kantoor in Rotterdam en/of de bouwkeet op Duivelseiland in Dordrecht.
• Je hebt meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
• Je hebt ervaring met en kennis van documentair informatiebeheer en -dienstverlening en met het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen.
• Je hebt ervaring met het zelfstandig opstellen van werkinstructies en handreikingen.

Wensen

• Je hebt aantoonbare kennis van en ervaring met rijk infrastructurele projecten.
• Je hebt ervaring met het werken bij Rijkswaterstaat of vergelijkbare opdrachtgevers, zoals de Rijksoverheid of ProRail.
• Je hebt kennis van relevante kaders en regelgeving, bijvoorbeeld Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata.
• Je hebt ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
• Je sluit in hoge mate aan op de gevraagde competenties.

Competenties

• Je beschikt over analytisch denkvermogen en kunt verbanden leggen.
• Je hebt een dienstverlenende en klantgerichte instelling.
• Je hebt een hands-on mentaliteit.
• Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden.
• Je kunt rapportages en hulpmiddelen opstellen.
• Je hebt didactische vaardigheden voor het instrueren en begeleiden van gebruikers.
• Je luistert goed en kunt de vraag achter de vraag achterhalen.
• Je werkt nauwkeurig.
• Je bent omgevingsbewust.
• Je hebt een proactieve instelling.
• Je kunt plannen en organiseren en je werk zelfstandig indelen.
• Je bent gericht op zelfontwikkeling.
• Je werkt zelfstandig, neemt initiatief om zaken te verbeteren en zoekt collega’s op als je ze nodig hebt.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

mag 260813-HKO-006

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.