Over de functie

KVK 1240.

KVK biedt informatie, voorlichting en ondersteuning aan ondernemers bij de belangrijkste thema’s op ondernemersgebied. Als Directie-ondersteuner binnen het team van onze IT Afdeling Solide Fundament ondersteun en ontzorg je de Directeur  op organisatorisch, secretarieel en/of administratief gebied. Je zorgt dat alle processen zo effectief en accuraat mogelijk verlopen. Je bent het eerste aanspreekpunt voor alle voorkomende uitvoerende en ondersteunende werkzaamheden, praktische en operationele zaken en vraagstukken.

Je acteert in een omgeving met uiteenlopende interne partijen, zoals andere afdelingen, (multidisciplinaire) teams, het directieteam en de RvB. Binnen dit speelveld informeer je en stem je af met betrekking tot de prioritering en uitvoering van de werkzaamheden. Je bent goed in staat om planningsprocessen in kaart te brengen en bewaakt de tijdige naleving van gemaakte afspraken. Je weet besluitvorming om te zetten naar een activiteitenkalender. Je analyseert en toetst besluitvormingsprocessen en de hierin aan de directeur voorgelegde stukken op correctheid en volledigheid.

Je bent de rechterhand en steun en toeverlaat van de Directeur van de afdeling. Je bent iemand aan wie men met een gerust hart allerlei operationele zaken overlaat. Je hebt een sterk organiserend vermogen en voelt je verantwoordelijk voor het resultaat. Je organiseert de werkzaamheden op dusdanige wijze, zodat de leidinggevende wordt ontlast. Je bent de ‘spin-in-het-web’, pakt snel informatie op, hebt aan een half woord genoeg en weet welke wegen te bewandelen om zaken geregeld te krijgen. Je denkt altijd een paar stappen vooruit, hebt een proactieve houding en blinkt uit in het oplossen van praktische problemen. Je voert niet blind uit, maar denkt mee over wat er moet gebeuren en hebt altijd in je achterhoofd welke collega’s en/of teams uitgenodigd of betrokken moeten zijn om ergens een succes van te maken. Je neemt (binnen gebaande paden) beslissingen  over welke prio’s prioriteit hebben boven andere prio’s, daarin laat je zien wendbaar te zijn.  Je zorgt dat activiteiten worden voorbereid en opgevolgd worden en durft collega’s aan te spreken op afspraken, gedrag en resultaten. Hierbij zorg je dat anderen worden ontlast in hun werkzaamheden, maar vraag je op het juiste moment tijd en aandacht van hen.  Hoewel je een dienstverlenend karakter hebt en dit graag  doet, zorg je er wel voor dat de verantwoordelijkheid voor bepaalde zaken op de plaats blijven waar zij horen. Je bent in staat dit toe te lichten aan anderen en dat vraagt om een bepaalde mate van assertiviteit. Je hebt een open persoonlijkheid, kan goed luisteren, bent integer en begrijpt het vertrouwelijke karakter van informatie en handelt daarnaar. Met collega’s uit hetzelfde vakgebied wissel je inzichten en knel- en verbeterpunten uit. Je hebt een goed gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en functioneert tactvol en geduldig.

  Profiel Creativiteit
Bekijkt situaties vanuit verschillende invalshoeken. Kan vaststaande interpretatiekaders loslaten, komt tot alternatieve, oorspronkelijke en vernieuwende ideeën.

Resultaatgericht
Werkt doelgericht en vasthoudend naar resultaten toe en weet het resultaat op efficiënte en effectieve wijze te realiseren.

Plannen en organiseren
Vertaalt doelstellingen in concrete acties en activiteiten en organiseert middelen en werkzaamheden zodanig dat de gemaakte tijdsplanning wordt behaald.

Kwaliteitsgerichtheid
Hanteert hoge kwaliteitsnormen bij de uitvoering van het werk, bewaakt en verbetert deze waar mogelijk.

Samenwerken
Handelt vanuit het groepsbelang en levert samen met anderen een bijdrage aan het gemeenschappelijke resultaat en aan de relaties en sfeer in de groep.   Eisen

• Je hebt aantoonbaar hbo werk- en denkniveau
• Afgeronde opleiding is richting Office en management
• Je hebt aantoonbare kennis van Microsoft Outlook, Word en Excel
• Je hebt actuele (in de afgelopen 7 jaar) en minimaal 5 jaar aantoonbaar ervaring met werken in een soortgelijke functie
• Je hebt actuele (in de afgelopen 7 jaar) en minimaal 5 jaar aantoonbaar ervaring met strategische beleidsadvisering
• Je hebt actuele (in de afgelopen 7 jaar) en minimaal 5 jaar aantoonbaar ervaring met inzicht hebben in de besluitvormings- en werkprocessen binnen organisaties
• Je hebt actuele (in de afgelopen 5 jaar) en aantoonbaar ervaring met het opstellen van beleidsadviezen, redigeren van teksten en vormgeven van adequate communicatie
• Je dient in het Nederlands te communiceren

Gunningscriteria

• Je hebt een certificering van Schoevers
• Aantoonbare ervaring met werken in een omgeving met uiteenlopende interne partijen, zoals andere afdelingen, (multidisciplinaire) teams en een directieteam
• Aantoonbare ervaring met het in kaart brengen van planningsprocessen en het bewaken van de tijdige naleving van gemaakte afspraken
• Aantoonbare ervaring met werken bij een soortgelijke overheidsorganisatie  

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.