Over de functie

ft. 28893

Gemeente De Bilt

Organisatie
Het is goed werken voor de inwoners, organisaties en bedrijven in de zes dorpen die samen onze gemeente vormen. We weten dat we elkaar nodig hebben om de gemeente De Bilt leefbaarder, groener, duurzamer en ondernemender te maken. Om het voor de 42.000 mensen nog fijner te maken om hier te wonen, te werken en te recreëren. Mensenwerk dus. Onze ongeveer 250 medewerkers laten zich elke dag weer inspireren door de wensen en ontwikkelingen in Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandsche Rading en Westbroek. Steeds vaker werken wij binnen een netwerk van inwoners en bedrijven, dat zelf zaken voor elkaar kan krijgen. Mensen, middelen en technieken slim aan elkaar knopen: dat is onze kracht. Door meer en betere samenwerking binnen de organisatie en met externe partners: dat is de werkelijke innovatie in onze manier van werken. 

Opdracht
Je gaat aan de slag in een functie die twee rollen omvat: de rol van directiesecretaris en de rol van coördinator secretariaat. Aan de werkzaamheden die horen bij de rol van directiesecretaris besteed je waarschijnlijk het meeste tijd per week.

De directiesecretaris begeleidt het besluitvormingsproces door DT/MT. Dit omvat onder andere de volgende werkzaamheden:

• De wekelijkse besluitvorming begeleiden door het faciliteren van de aanlevering van de stukken, de agenda op te stellen, de besluiten vast te leggen en samen met het MT te vertalen naar concrete afspraken;
• Overzicht hebben over en sturen op de jaarplanning besluitvorming door DT/MT.

De coördinator secretariaat zet zich in voor het goed functioneren van het (bestuurs)secretariaat bestaande uit 7 collega’s, zorgt voor overzicht en bewaart de rust. Het secretariaat verzorgt de secretariële ondersteuning van de burgemeester, de wethouders, de directie, de drie strategisch managers en verzorgt verder de kabinetszaken en de begeleiding van het besluitvormingsproces door het college. Een omvangrijk takenpakket; wij zoeken dan ook een coördinator die zich bezighoudt met:

• Het bieden van directe begeleiding, ondersteuning en richting aan het secretariaatsteam;
• Het totaaloverzicht hebben en prioriteiten bewaken;
• Vanuit een goed overzicht op de werkprocessen en ieders rol daarin, zorgdragen aan het continu verbeteren van de werkprocessen.

Tot slot ben je ook achtervang voor de bestuurssecretaris die het besluitvormingsproces door het college begeleidt. Je wordt daarom ingewerkt op het bestuurlijk informatiesysteem (BIS) Qualigraf.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaris, directiesecretaris of management secretaris binnen een overheidsinstelling;
2. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau;
3. Aantoonbaar beschikbaar op woensdagochtend tot 12:30 uur ivm MT-vergadering;

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)
4. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als coördinerende/leidinggevende bij een (bestuurs-)secretariaat (20 punten);
5. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring bij een gemeente (20 punten);
6. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaris, directiesecretaris of management secretaris binnen een overheidsinstelling (20 punten);
7. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met het begeleiden van het bestuurlijke besluitvormingsproces en met een bestuurlijk informatiesysteem (BIS); noem het systeem in je CV (20 punten)
8. Uiterlijk beschikbaar per 20 april 2026 voor 32 uur per week (10 punten)
9. Aantoonbaar beschikbaar op maandag, woensdag (in ieder geval de ochtend ivm MT-vergadering) en donderdag (10 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• natuurlijk leider
• in staat een team uit te dagen om verder te groeien
• oog voor de wensen van het MT en B&W
• energie krijgen van een team in opbouw
• analytisch kunnen kijken om structurele oplossingen te vinden voor de bestaande uitdagingen

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in ieder geval maandag, woensdag en donderdag; vierde werkdag bij voorkeur op dinsdag maar vrijdag kan eventueel ook
Is hybride werken mogelijk: nee/zeer beperkt

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op woensdag 15 april 2026, in de middag. 

Overige informatie

De gemeente vraagt om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.